Отчёты в 1С: назначение, состав и секции

Назначение отчётов программного продукта 1С – вывод актуальной информации о хозяйственных операциях в определённом формате из сформированной документами базы данных. Документы и Отчёты в 1С взаимосвязаны и похожи друг на друга, но функция Документа ввести данные о хозяйственных операциях в базу данных, задача Отчёта – вывести данные в определённом формате. Система Компоновки Данных (далее СКД) позволила создавать отчёты по-новому.  Так, в решении 1С версии 8.2 СКД позволяет создавать отчёты с использованием принципа «программирования мышкой». Для этих целей в программе также предусмотрен конструктор запроса. СКД – система для формирования сложных отчётов, в которых предусмотрен функционал гибких настроек.

Основные свойства отчётов:

• Каждый отчёт в системе 1С имеет свою экранную форму;
• У одного отчёта может быть несколько печатных форм;
• Алгоритм создания каждого отчёта записан на встроенном языке 1С;
• Позиции в отчётах активны и могут вести к большей детализации выбранного объекта.

Настройка отчётов в 1С

Самостоятельная настройка позволяет получить нужный вид отображения. Отчёты могут иметь свою особую форму настройки для каждого вида.

Алгоритм настройки.

В форме отчёта в верхней панели есть кнопка «Настройка». Существуют два варианта корректировки: стандартный и расширенный. Стандартный вариант содержит модули представления, правила группировки строк и колонок, варианты отбора. Расширенная форма предполагает указание на общие параметры представления, определение формата группировки, способы и варианты отбора, даёт возможность вводить дополнительные поля, заказывать оформление и выполнять сортировку по указанным правилам.

Стандартная форма Отчёта в 1С

Параметры ввода сгруппированы по группам:

• Показатели представления;
• Группировки строк;
• Отборы;
• Группировки колонок.

Неправильная настройка отчёта выдаст пустую итоговую форму или большое количество ненужной информации.

Как делать отбор данных для формирования отчётов?

1. Выбирать в Представлении нужно только те данные, которые пользователь хочет увидеть в итоговой форме.
2. Нужные показатели необходимо пометить галочкой.
3. Указать детализацию вывода данных.
4. Определить, какие итоги должны быть в отчёте.

Детализация данных

Параметры, способы и задачи детализации данных:

• Группировки строк и колонок.
• Вывод общих итогов.
• Вывод детальных записей.

Группировку можно делать по любому реквизиту отчёта. Параметр группировки показывает, как выводить в отчёте  данные по строкам и колонкам. Чем больше выбор в параметрах Группировки, тем более детализированные Отчёты в 1С получает пользователь. Важно правильно задать порядок группировки, чтобы, к примеру, сначала шли подразделения или отделы, а уже внутри указывались сотрудники, а не наоборот.

Группировка имеет следующие способы отображения:

• Поэлементный вывод данных;
• Иерархическое построение информации;
• Иерархия записей без их детализации.

Группировка колонок отличается от группировки строк только направлением детализации, вниз или направо.

Для эффективной работы с базой данных нужно уметь ограничивать выводимую информацию.  Ограничение выводимых данных производится настройками периода и отбора. Настройка периода определяет временной интервал вывода информации. Функционал Отбора позволит указать все остальные актуальные ограничения. Если нужен нестандартный отбор, то можно настроить форму Отчёта индивидуально. Для этого нужно добавить новый вариант Отбора. Возможности стандартных отборов доступны по кнопке «Быстрые отборы», индивидуальные отборы вызываются через форму настройки.

Общие рекомендации

Прежде чем настраивать форму Отчёта, нужно представить конечный вариант. Лучше, когда макет отчёта существует в печатном виде. Следует взять отчёт по форме максимально приближенной к конечному формату. Настроить Отчёты в 1С по параметрам: период, показатели, разрез аналитики, ограничение выводимой информации. Настройка – самый важный этап до выведения итоговых результатов. Чтобы найти нужную информацию в отчёте не составило труда, необходимо правильно сгруппировать итоговые данные и ввести продуманные ограничения.