Работа стоматологической клиники — это сочетание медицины, сервиса и розницы. Пациенты приходят за лечением, а бухгалтер приходит за документами. Если вести счёт правильно, клиника платит меньше налогов, не рискует штрафами и всегда знает, сколько стоит одна услуга. В этой статье расскажу, на что реально обратить внимание, какие блоки учёта важнее всего и какие мелочи дорого обходятся, если на них забить.

Что отличает учёт в стоматологии от учёта обычного предпринимателя

Стоматология — не просто услуги. Это поток расходных материалов: пломбы, анестетики, инструменты одноразовые. Это дорогая аппаратура: рентген, микромоторы, автоклавы. Это персонал, часть которого оформлена по трудовому договору, часть работает по гражданско-правовым соглашениям. И, конечно, это требования здравоохранения: лицензии, журналы стерилизации, утилизация медицинских отходов. Всё это влияет на бухгалтерию. Важный нюанс — сочетание медицинского и коммерческого. Финансовые потоки идут через кассу, безналичные расчёты, страховые компании, расчёты с физлицами. Часто встречаются предоплаты, подарочные сертификаты, рассрочки. Нормальная бухгалтерия должна уметь различать, где доход признан, а где ещё нет. Больше информации о том, что из себя представляет модуль бухгалтерия в Dentist Plus, можно узнать пройдя по ссылке.

Ключевые блоки учёта

Доходы и касса

Доходы фиксируют по документам: кассовые чеки, акты оказанных услуг, договоры со страховыми. Наличие онлайн-кассы обязательно — при приёме платежей от пациентов ККТ должна пробиваться и отправлять данные оператору фискальных данных. При работе со страховыми важно фиксировать договоры и акты, так как расчёты идут в разное время и по разным условиям. Касса и расчёты требуют строгого контроля. Маленькая ошибка при оформлении чека нередко приводит к сложностям при сверках с банком. Платежи по безналичке нужно согласовывать с договорной базой, иначе в учёте возникнут «плавающие» дебиторы.

Материалы и склад

Расходные материалы — это кровеносная система клиники. Многие позиции мелкие, часто приходят в небольших упаковках. Важно: учитывать не только стоимость закупки, но и списание по назначению. Списывать материалы «на глаз» нельзя. Для порядка используют номенклатурные карточки, журналы движения и правила списания: нормативы расхода на одну услугу или использование фактического расхода с документальными подтверждениями. Методы учёта — FIFO или средняя себестоимость — выбираются при учётной политике. Главное — единообразие. Если материалы рубят через разные калькуляции, вы потеряете контроль себестоимости услуг и не сможете правильно устанавливать цены.

Основные средства и амортизация

Оборудование в стоматологии дорогое и быстро устаревает. Сюда входят кресла, рентгены, автоклавы, компьютеры и программное обеспечение. Их отражают на счёте основных средств и ежемесячно начисляют амортизацию. Для налогового и бухгалтерского учёта периоды могут различаться, поэтому важно описать методику в учётной политике. Ремонт и модернизация оборудования тоже требуют внимания. Капитальный ремонт часто капитализируют, мелкие ремонты списывают в расходы. Неправильная квалификация затрат искажет показатели прибыльности и приведёт к налоговым рискам.

Зарплата и кадры

Управление персоналом в стоматологии — отдельная головоломка. Врач может быть на окладе, работать по договорам подряда или быть самозанятым. Разные формы отношений дают разные налоговые и отчётные последствия. Трудовые договоры требуют начислений социальных взносов, больничных и отпускных. Договоры ГПХ нужно оформлять с осторожностью: налоговые органы часто проверяют соответствие фактических отношений договору. Нужно вести табель рабочего времени, хранить трудовые и договорные документы, оформлять все выплаты официально. Плюс немедицинские выплаты — бонусы, проценты от выручки — тоже требуют прозрачной схемы начисления и удержаний.

Налоги и режим налогообложения

Клиника выбирает режим налогообложения в зависимости от оборотов и структуры затрат. Наиболее распространённые варианты — упрощённая система (УСН) и общий режим (ОСНО). При УСН меньше бумажной нагрузки, но важно правильно выбрать объект: «доходы» (6 процентов) или «доходы минус расходы» (15 процентов и выше, в зависимости от региона и изменений). Медицинские услуги в ряде случаев освобождены от НДС при выполнении условий законодательства и наличии лицензии, поэтому стоит консультироваться с юристом или налоговым консультантом по конкретным позициям. Не забывайте о страховых взносах и налогах на прибыль, если организация работает на ОСНО. Подыскивайте схему, которая минимизирует налоги законно и даёт достаточно отчётности для партнёров и страховых.

Первичные документы и журнал учёта

Главное правило — документы первичны. Каждая операция должна быть подтверждена: приходная накладная, акт оказанных услуг, кассовый чек, платёжное поручение. Храните договоры с поставщиками и актами приёмки, журналы стерилизации, документы на утилизацию медицинских отходов. Без этого при проверке больничная история может быть в порядке, а бухгалтерская — нет. Организуйте удобную систему хранения: электронные копии плюс оригиналы по важным группам документов. Для ускорения работы заведите чек-листы для приёмки материалов и оборудования.

Практические рабочие инструменты: таблица и чек-лист

Небольшая таблица поможет сориентироваться, какие счета и документы чаще всего используются. Это общий ориентир, а не исчерпывающий перечень — учитывайте специфику вашей клиники.

Ещё полезный чек-лист на месяц для бухгалтера клиники:

• Проверить сверки по кассе и банку, убедиться в пробитии чеков.
• Сверить остатки материалов по складу с бухгалтерским учётом.
• Начислить и проверить амортизацию по всем ОС.
• Подготовить расчёт зарплаты, проверить корректность начислений и удержаний.
• Проверить договоры с поставщиками и актуальность цен.
• Подготовить налоговые отчёты и платежи по календарю.
• Проверить журналы стерилизации и утилизации медицинских отходов на наличие записей.

Типичные ошибки и как их избежать

Многие ошибки в стоматологиях приходят из рутины. Одна и та же накладная теряется, материалы списывают без акта, врач обслуживает по договору ГПХ, но фактически работает как штатный сотрудник. Эти ситуации приводят к доначислениям налогов и штрафам. Частые промахи: отсутствие единой номенклатуры, смешение личных и клинических платежей через кассу, нерегулярное оформление договоров со страховыми. Решение одно — дисциплина и стандарты. Разработайте внутренние регламенты, унифицируйте формы первички, обучайте персонал простым правилам: пробивать чек, оформлять акт, фиксировать расход.

Автоматизация: стоит ли переходить на облачную систему?

Облачные программы для медицины и бухгалтерии избавляют от части ручной работы: склад, касса, запись пациентов, интеграция с банком и ККТ. Это экономит время и снижает ошибки при вводе данных. Но автоматизация не решает плохой учётной политики. Без чётких правил система просто будет быстрее выдавать неправильные отчёты. При выборе ПО обращайте внимание на интеграцию с ККТ, возможностью вести склад, модулем расчёта себестоимости услуги и экспортом данных для бухгалтера. И обязательно проверяйте безопасность данных пациентов.

Советы для руководителя клиники

Понимайте себестоимость услуги. Если вы не знаете, сколько стоит одна пломба с учётом материалов, амортизации кресла и зарплаты врача, вы или недоплачиваете себе, или теряете клиентов. Инвестируйте в документальный порядок. Сэкономленные бумажки оборачиваются штрафами и нервами. Одна правильно оформленная накладная спасает месяц работы бухгалтера. Держите канал связи между медицинским и бухгалтерским отделом. Врачам не обязательно знать бухучёт, но важно, чтобы они понимали, какие документы нужны и зачем. Простая привычка — сдавать использованные материалы с отметкой — делает жизнь всех проще.

Заключение

Бухгалтерский учёт в стоматологии — это не набор скучных форм. Это инструмент, который показывает, как работает клиника и сколько она приносит. Правильная учётная политика, дисциплина в первичных документах и базовая автоматизация решают большинство проблем. Начинайте с простых шагов: наведите порядок в материале, проверьте, как оформляются услуги, и упорядочите договора с персоналом. Работая по правилам, вы сократите риски, получите ясную картину доходов и сможете спокойно развивать клинику.