Простой способ выгрузить данные из 1С в MS Excel

MS ExcelВыгрузка MS Excel файла 1С может потребоваться в ряде ситуаций, например, копирование таблицы в пустую базу данных или если нужно работать с базой без использования 1С. Для выполнения данной операции не требуется никаких внешних компонентов, на платформе уже имеются предназначенные для этих целей механизмы.

image001

Формат сохранения

В 1С доступно сохранение данных в пяти форматах:

  • .mxl – специально создан для сохранения таблиц в 1С. Можно сразу загружать в базу данных, расположенную на другом компьютере;
  • .xls – стандартный формат MS Excel;
  • .pdf – предназначен для работы с фалами Adobe Reader;
  • .html – веб-формат, для размещения на сайте;
  • .txt – обычный текстовый документ.

У каждого формата есть свои особенности, которые влияют на параметры сохранения. Например, если выгрузить группу в первых из двух перечисленных форматах, то в таблице отобразится исходная иерархия, и можно будет сворачивать/разворачивать группы. В остальных вариантах база выгружается обычным списком.

Сохраняем документ

image003

Откроем базу, которой требуется выгрузка MS Excel. Затем выберем «Операции – Справочники – Номенклатура». Или выполните сохранение не всего документа, а отдельной его части. Если объём таблицы большой, то обычно каждая группа выгружается в отдельный файл, чтобы затем было удобней работать.

Дальнейший порядок действий:

  • Щёлкните правой клавишей мыши по любой строчке и нажмите «Вывести список», откроется меню установок.
  • Пометьте галочками те поля, которым требуется выгрузка MS Excel;
  • В строчке «Выводить в …» оставьте галочку «Табличный (или текстовый) документ»;
  • Нажмите «Enter»;
  • Откроется таблица, щёлкните в любом её месте один раз, чтобы она выделилась;
  • Выберите «Файл – Сохранить»;
  • Укажите требуемый формат и дайте название документу.

Объёмные таблицы лучше сохранять в mxl или xls-форматах. Для таблиц с объёмом более 10000 строк предпочтительнее первый вариант.

Максимальное количество строк, доступное для сохранения в MS Excel:

  • До версии 97 – не более 16000 строк;
  • В версиях 97-2003 – не более 65000 строк;
  • В версиях от 2007-ой – не более 1048000 строк.

Загрузка таблицы MS Excel в новую платформу 1С должна выполняться только профессионалом, чтобы при необходимости суметь исправить ошибки загрузки (особенно это касается объёмных документов). Перед началом работы также нужно выполнить архивное копирование базы данных.

image004